¿Qué es la automatización de finanzas y por qué implementarla?

Mejorar la productividad organizacional se ha convertido en un objetivo esencial en la actualidad, ya que con los desafíos diarios a los que se enfrentan buscan adoptar tecnologías más amplias que permitan el ahorro de tiempo y costos. Esto se considera parte fundamental de los distintos sectores empresariales como el financiero, pues cada vez se vuelve más indispensable pasar de procesos manuales a automatizables. 

Pero, ¿por qué la automatización robótica de procesos o process automation es una solución exitosa para tu compañía en este ámbito? La respuesta va más allá de solo simplificar dichas tareas manuales, ya que a la hora de tomar la decisión de ejecutarlo, notarás cómo influye en la preparación de estados financieros, gestión de gastos, datos gráficos, conciliación bancaria, contabilidad, entre otras, así llevarás a cabo estas actividades con óptima precisión. 

¿Cómo tomar ventaja de la RPA en los procesos financieros?

Inicialmente, tendrás que comprender la manera en la que se realiza la automatización de tareas financieras repetitivas en tu empresa, ya que puede adaptarse en todo tipo de situaciones, de acuerdo a cualquier necesidad. De igual forma, deberás reconocer lo que te ofrece dentro de esta área, por lo tanto, te compartiremos algunas de sus ventajas: 

- Erradica errores manuales

Mantener todo al margen dentro de una empresa a veces cuesta, por la mayoría de falencias que tienden a cometerse. Por eso, gracias a la integración de RPA en la gestión financiera se ha logrado eliminar este riesgo, ya que cuenta con mayor exactitud en las proyecciones, movimientos y cálculos de datos, o proyectos de la corporación.

- Puede ser incorporada con otras funciones

Con la automatización se ha demostrado que es posible agilizar los procesos en otras áreas de la compañía, gracias a su gran capacidad de trabajar con funciones de inventario, e-commerce, generación y carpeta de informes, tablas, reportes extractos y certificados de sistemas internos y externos y otras aplicaciones. Asimismo, ha permitido acelerar la gestión comercial y esquematizar otras actividades dentro de la empresa. 

- Ahorro de tiempo y costos

Como te mencionamos con anterioridad, las labores que están relacionadas con el departamento de finanzas a veces suelen ser abrumadoras por la enorme cantidad de datos que se manejan y su respectivo procesamiento. Por eso, al implementar la automatización de tareas sin duda conseguirás disminuir costos y tiempo debido a la eficacia que se logra cuando se lleva a cabo. 

- Mayor seguridad en la información financiera 

Nunca hay que descartar los posibles fraudes que pueden presentarse en tu empresa, por lo tanto, si quieres prevenirlos te sugerimos que garantices y asegures los datos a través de la automatización, pues en este caso será tu mejor aliada.

- Precisión en la administración financiera de datos

Si una de tus prioridades es el aumento de productividad, gracias a la automatización de procesos financieros podrás obtener eficacia en los presupuestos y previsiones de la corporación. Además, no repetirás, cambiarás o excluirás, registros que generen consecuencias negativas en la misma.

- Cumplimiento de normas contables

Gracias a la automatización, tienes la posibilidad de estandarizar información financiera, de acuerdo a las regulaciones de cada país. Así, se realizarán actualizaciones recientes en caso de presentarse algún cambio en estas normas. 

- Análisis financieros inteligentes

Alguna vez te has cuestionado, ¿cómo conseguir con exactitud el estado financiero de tu empresa? Pues bien, gracias a la automatización de funciones en esta área, podrás tener un estado más certero de los procesos y generación de informes en tiempo real. Además, la minería de procesos juega un papel crucial en la automatización de procesos financieros, ya que permite un análisis detallado de las transacciones y actividades. Al aplicar esta técnica, las empresas pueden identificar patrones y tendencias que informan sobre las mejores prácticas de automatización.

- Recursos estratégicos para actividades de valor

Cuando acudes a la implementación de la automatización financiera, liberas tiempo de tu equipo humano para desempeñar funciones de mayor valor mejorando los análisis, estrategias e indicadores de ejecución y también contarás con tiempo suficiente para evaluar, observar y analizar los datos de tu compañía.

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¿Qué procesos financieros se pueden automatizar?

- Contabilidad básica

magen tomada de Emprende Pyme 

Como lo hemos mencionado, las tareas contables, por lo general, se realizan manualmente (sobre sistemas y aplicaciones, pero todo digitado y ejecutado por un humano), aunque con la automatización ya no tiene que ser una actividad tediosa para tu empresa, pues con este proceso simplificarás aún más los procesos financieros, además de cumplir exitosamente con tus obligaciones y mejorar la precisión y consistencia de la información contable.

- Facturación y cuentas por cobrar

Imagen tomada de iGeo ERP 

Desafortunadamente, hoy en día, muchos de los procesos tradicionales para emitir y rastrear facturas hacen que se consuma una gran cantidad de tiempo, sin mencionar que el equipo humano suele ser más propenso a cometer errores. Por eso, al automatizar la facturación de tu empresa puedes cobrar más rápido, generando recibos al instante y enviarlos, aparte de avisarle a los clientes el recordatorio de su pago.

- Cuentas por pagar

Imagen tomada de Audioría y Gestión 

Responder por la liquidación correspondiente de la empresa es uno de los trabajos más importantes que existen, pues dicho procesamiento implica verificar la información, enviar la factura, procesar el pago, etc. Aquí, es cuando entra la solución de la automatización, ya que gracias a ella se estandarizan los pagos y el escaneo de facturas de forma segura, aparte de registrar la transacción y obtener relaciones positivas con los proveedores.

- Nómina

Imagen tomada de Impacto Contable 

La nómina puede ser a veces compleja de administrar debido a las actividades manuales que se ejecutan, por eso, cuando decides ejecutar la automatización en este ámbito, ahorras en organización para los derechos de vacaciones, jubilación y beneficios complementarios.

- Gestión de gastos

Imagen tomada de SAP Concur 

¿Has pensado en cómo sería cumplir satisfactoriamente con los cierres de mes y conciliar todo en el área de contabilidad? Si es así, permítenos decirte que gracias a la automatización tendrás la posibilidad de guardar los recibos y completar los informes de gastos emitidos en la compañía, aparte de procesar los reembolsos pertinentes y asegurarte que los gastos se paguen correctamente. 

Con lo descrito hasta aquí, puedes notar que la implementación de la automatización financiera resulta muy práctica para tu corporación, ya que te brinda soporte y rápida adaptación en las funciones organizacionales. Por eso, si estás buscando la manera de ejecutarla en tu compañía, en Botkers como empresa especializada en RPA te ofrecemos la posibilidad de optimizar tu gestión en el área de finanzas, agregándole valor para obtener los mejores resultados en cálculos, fórmulas, información, reportes, etc.