Oikos: El éxito en su automatización de procesos

Cuéntenos un poco acerca de Oikos.

Mauricio Valderrama: Grupo empresarial Oikos nace en el año de 1979 como producto de una idea de emprendimiento e innovación de un grupo de inversionistas interesados en conformar una empresa enfocada al sector inmobiliario y de la construcción. A lo largo de sus 42 años el grupo ha logrado encontrar entidades en tiempos de crisis gracias al liderazgo de su equipo humano y la permanente búsqueda de una oferta de valor para sus clientes a través de la implementación coherente de soluciones tecnológicas y de infraestructura, lo que ha permitido aportar al desarrollo económico social del de la empresa y del país. Hoy por hoy es una de las compañías de construcción de mayor relevancia en el país líder nacional en el bodegaje por metro cúbico de centros logísticos desde comienzos de siglo ha venido transformando su operación para convertirse en un grupo empresarial con cuatro unidades estratégicas de negocio: Oikos constructora, Oikos inmobiliaria, Oikos dimensión vertical y Oikos Storage.

¿Cuál es futuro inmediato para Oikos?

MD: Para los próximos años, el grupo empresarial Oikos planea expandir sus inversiones y desarrollo de negocios disruptivos basados en la información y en la tecnología, continuar con la adopción inteligente de herramientas tecnológicas que le permita optimizar sus procesos y crear una fuerza laboral cada vez mas productiva que soporte el plan de expansión a otras ciudades del país y de la región.

¿Cómo ha sido el proceso de transformación digital en el grupo empresarial Oikos?

Yefrit Diaz: Oikos inició su proceso de transformación digital hace poco menos de 10 años. En el 2012 iniciamos con la operación de un sistema ERP, pero teníamos algunas aplicaciones que no podíamos incluir dentro de este ERP. Migramos esas aplicaciones a un entorno web, logrando que sean más amigables para todos los funcionarios, todo esto dentro de un marco de control y de seguridad de la información. En el 2019 formalizamos nuestro plan de transformación digital, ya que el mundo va evolucionando y nuestros procesos tienen que ir evolucionando con ello. Gracias a todo esto, durante el tiempo de pandemia, Oikos pudo seguir operando sin necesidad de estar en sus instalaciones físicas.

Dentro del proceso de transformación digital, ¿en qué momento encontraron un espacio para la automatización robótica o RPA?

YD: En tiempos de pandemia, a pesar de que ya podíamos operar desde casa nos dimos cuenta que teníamos que ir mucho más allá, entonces observamos todas nuestras actividades clave que están representadas en todos nuestros procesos y nos dimos cuenta que teníamos 100 actividades o procesos que podíamos automatizar. Aquí es donde Botkers nos ha ayudado a hacer la implementación en cerca de 40% de estas actividades claves hasta este momento y tenemos proyectado que en menos de un año lleguemos aproximadamente a un 70% de automatización. 

¿Qué procesos han automatizado en Oikos? 

YD: Anteriormente para firmar un documento tardábamos cerca de 20 a 25 días promedio para un solo documento. Ese mismo documento tenía que empezar a viajar entre oficinas, entre puestos de trabajo y teníamos el riesgo de perder el documento o traspapelarlo y cuando esto pasaba teníamos que volver a iniciar con el proceso. Por lo general todas las facturas cuando nos llegaban en formato físico y en los últimos días del mes hacían que nuestro departamento contable prácticamente colapsará. Actualmente lo manejamos con una plataforma de firma electrónica la cual nos ayuda a que todos los documentos pasen en todas sus estaciones virtualmente. Esto nos garantiza que no tengamos retrasos, tengamos segura toda la información y cumplir con un periodo de 72 horas para aprobar o rechazar ese gasto. Además, el Bot nos ayuda en el proceso del cargue de la factura en nuestro en nuestro ERP. En cerca de una hora ya está radicada para que empiece a pasar por todos los diversos procesos de aprobaciones para su causación y pago, por lo que podemos tener un ahorro del 90% en tiempo.

Para el caso de los certificados, los proveedores tenían que hacer una solicitud a nuestros correos y nosotros enviábamos estos mensajes al departamento contable, luego este departamento nos respondía con el certificado y nosotros respondíamos al proveedor con el documento, un proceso bastante complejo para una tarea que es sencilla. Actualmente lo hacemos con la autogestión por parte de nuestro proveedor quien ingresa a nuestra plataforma, ingresa sus datos y emite su certificado de retención el cual es enviado al correo electrónico registrado con nosotros.

Lina Coronado: Una parte de automatización es el proceso de facturación. Ahí es donde se reduce el uso de papel porque antes llegaba la factura física, se tramitaba en contabilidad donde genera una cuenta por pagar física, se anexan todos los documentos de Seguridad Social o diversos anexos también en físico y todos los documentos iban a una bodega de archivo con cantidades gigantes de papel que luego iba a ser digitalizado. Hoy en día el Bot carga la información de manera digital y todo ese proceso que antes se manejaba en físico, ahora pasa a ser digital donde automáticamente se genera el archivo de causación. Es un tema de responsabilidad social porque me parece importante resaltar que hemos optimizado y reducido la impresión de papel en un 97%, salvando alrededor de 91 árboles, 70.000 folios anuales que ya no se encuentran impresos. Es nuestra política de cero papel.

En la generación de reportes de tesorería antes manejamos un informe de cuentas por pagar y cuentas por cobrar que se genera del sistema, pero lo hacíamos de manera manual. Si le debes a 100 empresas, se realizan 100 entradas para buscar la deuda y la edad: 30, 60 y 90 días. Es un proceso bastante largo y tedioso. Hoy en día el robot en la noche carga la información y recoge los 700 u 800 reportes que pueden aparecer y los coloca en una tabla de Excel que antes yo realizaba manualmente. Es decir, antes nos demoramos dos días haciendo este proceso y ahora solo configuro robot en la tarde antes de salir, al otro día llego a la oficina y el informe está listo por lo que me dedico a analizar el informe y no a generar el reporte como tal; deja de ser un trabajo operativo para ser un trabajo analítico. 

Existe un tabú acerca de que la automatización robótica va a reemplazar el trabajo humano. En Oikos, ¿cuál ha sido el comportamiento de los empleados frente a estos cambios?

LC: Considero que la tendencia natural del ser humano es creer que va a ser reemplazada por el robot y esto genera una resistencia al cambio, hacia la optimización de procesos. Esto claramente nos da la oportunidad de generarle confianza a los empleados y consideramos que la mejor manera de generar esa confianza es a través del ejemplo: cuando las personas ven los beneficios de asignarle tareas a los robots que son repetitivas y logran ver la cantidad de tiempo que se libera, pueden generar otro tipo de actividades como el análisis de información, actividades estratégicas o se presenta una búsqueda oportunidades de mejora en otros procesos.

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