¿Qué procesos contables se pueden automatizar?

El Robotic Process Automation (RPA) ha transformado y optimizado completamente la manera en que las empresas ejecutan muchas de sus actividades diarias. En lugar de gastar valioso tiempo y recursos en tareas repetitivas, estas compañías se mantienen a la vanguardia con tecnología RPA asignando este tipo de labores a los bots. Con esta estratégica acción, las organizaciones están  ahorrando importantes sumas de dinero, están potenciando su operación al máximo y están ofreciendo a sus clientes productos y servicios que realmente responden a sus necesidades.

Además, RPA se caracteriza por ser sumamente versátil, motivo por el cual cualquier organización tiene la posibilidad de emplear esta tecnología en el área o proceso que desee. Por ejemplo, en esta nota de Botkers, te explicaremos cómo la automatización de tareas puede ayudarte a optimizar tu empresa desde el departamento financiero y/o contable. 

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¿Qué es la automatización de procesos contables?

En la automatización contable, las empresas utilizan diferentes soluciones tecnológicas y sistemas informáticos para simplificar y mejorar la eficiencia de las labores que se realizan desde su área financiera. Esto puede incluir la automatización de diversas tareas como la facturación, el seguimiento de pagos, la preparación de estados financieros, la redacción de informes, la contabilidad de costos, la conciliación bancaria, entre otras. 

Para cualquier persona es evidente que, hoy por hoy, miles de empresarios en Colombia están adoptando esta solución tecnológica en sus compañías; este hecho responde no solo a las ventajas que ofrece la automatización en términos de rentabilidad y rendimiento, sino también porque la industria ha creado una herramienta perfecta para cada labor. 

Por ejemplo, además de los software RPA, también existen plataformas de facturación en línea, sistemas de gestión de tesorería, software contables, etc. Con la incorporación de esta tecnología, estas organizaciones están reduciendo el tiempo, los recursos y el esfuerzo que necesitan para llevar a cabo muchas de sus tareas contables y financieras.

Principales actividades contables que puedes automatizar

RPA es una herramienta que te puede ayudar a automatizar diversidad de tareas que a diario realizan tus colaboradores. Algunas de las principales son:

- Facturación: se pueden automatizar la creación y el envío de facturas, el seguimiento de pagos y la generación de recordatorios para clientes que deben pagar.

- Contabilidad de costos: en esta tarea, los bots pueden llevar a cabo la asignación de costos a productos o proyectos, la generación de informes de costos y la comparación de los costos reales con los presupuestados.

-Gestión de tesorería: en tesorería, RPA puede encargarse de la generación de informes, el seguimiento de pagos y el análisis del nivel de liquidez de la empresa. 

- Preparación de estados financieros: construir estados financieros es una de las tareas más tediosas de realizar para los empleados; no obstante, a través de RPA, los bots pueden hacerse cargo de esta tarea en conjunto con la recopilación de datos, el cálculo de cifras clave, el análisis de datos financieros y la generación de balances generales y estados de resultados.

- Procesamiento de nóminas: con RPA también puedes automatizar el cálculo de salarios y los impuestos de tus colaboradores, la generación de recibos de sueldo y la presentación de informes fiscales.

¿Qué tan seguros son los sistemas de automatización contable?

Los sistemas de automatización contable suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de datos y el acceso restringido, para garantizar la protección de la información financiera sensible. Sin embargo, es importante mantenerse al tanto de las actualizaciones de seguridad y seguir las mejores prácticas para evitar vulnerabilidades.

Ventajas y efectos de la automatizción de los procesos contables 

Ahora bien, después de que contrates nuestros servicios en transformación digital y RPA, tu empresa empezará a gozar en poco tiempo de algunos efectos de la automatización, como los siguientes:

- Ahorro de tiempo y reducción de costos: la automatización de procesos contables reduce significativamente el tiempo y los recursos que utiliza tu colaborador para efectuar sus tareas contables y financieras. 

- Mayor precisión y transparencia: los sistemas informáticos pueden llevar a cabo cálculos y verificaciones de forma más rápida y precisa que una persona, lo que mejora la precisión y la transparencia en torno a la información financiera que maneja tu compañía.

- Disminución del margen de error: cuando automatizasr el área contable de tu organización, estás ayudando a reducir el margen de equivocaciones humanas que tus colaboradores puedan cometer al momento de realizar informes, cálculos, conciliaciones bancarias, etc. 

- Incremento en el nivel de eficiencia y productividad: como si todos los anteriores beneficios no fueran suficientes, la automatización de tareas también permite aumentar la eficiencia y la productividad que maneja la empresa en la actualidad al permitir que se realicen muchas más tareas que antes en menos tiempo.

- Mayor flexibilidad y escalabilidad: la tecnología RPA también permite que compañías como la tuya no solo logren adaptarse rápidamente a cambios en el entorno empresarial, sino que también sean capaces de escalar su negocio más fácilmente.

Como has podido leer a lo largo de este artículo, adoptar esta solución tecnológica es una de las decisiones más acertadas que puedes tomar si buscas aumentar el nivel de productividad que maneja esta área en tu compañía. Desde Botkers, como una de las empresas expertas en RPA, no solo te ofrecemos la mejor tecnología en torno a la automatización de tareas, sino que también podemos brindarte una asesoría personalizada para la adopción de este tipo de software. ¡Contáctanos y permite que tu empresa crezca y se transforme durante este 2024!