Procesos de conciliación de datos empresariales que puedes realizar con RPA

Potenciar la productividad en más de un 40% y aumentar la eficiencia operativa de una empresa más allá del 60% es posible hoy en día gracias a la automatización de procesos por medio de RPA. Esta tecnología, que se ha consolidado como una de las herramientas más importantes en el mundo empresarial, puede brindar estos y otros muchos beneficios que generan un impacto económico significativo dentro del día a día de una compañía. 

Si estás interesado en conocer qué ventajas RPA puede brindarte al optimizar los procesos relacionados con el uso y gestión de los datos de tu organización, ¡no dejes de leer este artículo de Botkers! 

Beneficios de automatizar la conciliación de datos 

La conciliación de información, un proceso crucial para garantizar la integridad de los datos financieros, suele ser una tarea manual, propensa a errores y que consume mucho tiempo. Sin embargo, gracias al auge de la automatización robótica de procesos (RPA), las empresas pueden transformar radicalmente esta actividad, optimizando recursos y mejorando la calidad de sus datos. 

Conoce más detalles sobre las ventajas puntuales que ofrece adoptar RPA para la automatización de la conciliación de datos a continuación: 

1. Reducción de errores humanos

Los procesos manuales están inherentemente sujetos a errores humanos, especialmente cuando se manejean grandes volúmenes de datos. La automatización reduce drásticamente estos erroes al seguir reglas predefinidas con precisión. En uno de nuestros casos de éxito, uno de nuestros clientes experimentó la disminución de la tasa de rebote de facturas emitidas del 20% al 7%, gracias a que se mejoró significativamente la calidad de la información registrada, haciendo uso de RPA.

2. Ahorro de tiempo 

Las empresas que implementan RPA también pueden lograr ahorros significativos en tiempo y recursos. Por ejemplo, NHS Wales redujo el tiempo dedicado a la conciliación de cuentas de 200 horas al mes a solo 42 horas al implementar RPA, esto generó un ahorro de aproximadamente USD 29 mil al año. Este ahorro de tiempo permitió que el personal se enfocara en actividades de mayor valor estratégico, en lugar de dedicar horas a tareas repetitivas y tediosas que un bot podía ejecutar perfectamente. 

3. Optimización del flujo de efectivo

Al automatizar la conciliación de datos, las organizaciones tienen la posibilidad de acelerar el ciclo de caja, esto mejora el flujo de efectivo y reduce la necesidad de financiamiento a corto plazo. En otro de nuestros casos de éxito, una empresa experimentó, gracias a RPA, una mejora en el flujo de caja que generó impactos positivos de más de USD 20 mil en tan solo el primer semestre. 

4. Escalabilidad y flexibilidad

La automatización permite que las compañías escalen sus operaciones sin necesidad de aumentar proporcionalmente la cantidad de personal. Esto es especialmente útil en periodos de alta demanda, donde el volumen de datos a conciliar puede aumentar drásticamente. Por ejemplo, de acuerdo con un estudio de Gartner, las organizaciones que implementaron RPA pudieron escalar sus operaciones de manera efectiva, mejorando la capacidad de respuesta en un 30% durante picos de actividad.  

5. Mejor uso de los recursos 

Los sistemas RPA también liberan tiempo y recursos humanos, permitiendo que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor agregado. Para otro de nuestros clientes, el equipo de recursos humanos liberó seis horas semanales por asesor después de automatizar la emisión de certificados laborales, permitiéndoles enfocarse en tareas más estratégicas y que benefician no solo a la empresa sino a sus empleados a la vez que estos, vieron cómo se disminuyó su tiempo de espera ya sea por este certificado de 4 días a menos de 23 minutos. 

6. Incremento en la eficiencia operativa 

Los software y herramientas de conciliación de datos como RPA están diseñadas para procesar grandes volúmenes de información en fracciones de tiempo comparado con el trabajo manual. Un ejemplo destacado de uno de nuestros clientes gira es la contabilización automática del 97% de las facturas aprobadas, lo que generó ahorros anuales de 133 millones. Esto demuestra cómo RPA no solo acelera los procesos, sino que también reduce costos operativos de manera significativa.   

Procesos específicos de conciliación que pueden optimizarse

Algunos de los procesos específicos de conciliación que pueden beneficiarse significativamente con la automatización son:

Conciliación bancaria:

- Extracción de datos: automatizar la extracción de datos de estados de cuenta bancarios en diferentes formatos (PDF, Excel, etc.) y su carga en sistemas contables.

- Comparación de saldos: realizar comparaciones automáticas entre los saldos bancarios y los saldos contables, identificando discrepancias.

- Asignación de partidas: automatizar la asignación de partidas a las cuentas contables correspondientes.

Conciliación de cuentas por cobrar:

- Comparación de facturas: comparar facturas emitidas con los pagos recibidos, identificando facturas pendientes y pagos no aplicados.

- Aplicación de pagos: automatizar la aplicación de pagos a las facturas correspondientes.

- Generación de reportes de cobranza: generar reportes detallados sobre el estado de las cuentas por cobrar.

Conciliación de cuentas por pagar:

- Comparación de facturas: comparar facturas recibidas con los pagos realizados, identificando facturas pendientes de pago y pagos duplicados.

- Aprobación de pagos: automatizar el flujo de aprobación de pagos.

- Conciliación con bancos: conciliar los pagos realizados con los extractos bancarios.

Conciliación de inventarios:

- Comparación de saldos: comparar los saldos de inventario físico con los saldos contables.

- Ajustes de inventario: automatizar los ajustes de inventario basados en resultados de conteos físicos o diferencias identificadas.

Conciliación de tarjetas de crédito:

- Extracción de datos: extraer datos de los estados de cuenta de tarjetas de crédito.

- Comparación de transacciones: comparar las transacciones de la tarjeta de crédito con los registros contables.

- Reconciliación de gastos: reconciliar los gastos de la tarjeta de crédito con los centros de costo correspondientes.

La implementación de soluciones de Robotic Process Automation (RPA) no solo te permitirá automatizar la conciliación de datos, sino que también puede transformar otros procesos críticos dentro de tu empresa. Desde la gestión de facturación y pagos hasta la automatización de informes y la optimización de la atención al cliente, RPA ofrece soluciones integrales que mejoran la productividad y garantizan resultados consistentes.

En Botkers, como empresa experta en RPA, entendemos que cada compañía tiene necesidades únicas, y por eso ofrecemos soluciones personalizadas para maximizar el potencial de la automatización en tu organización, potenciar tus procesos empresariales y reducir costos operativos. 

Ya sea que necesites mejorar la precisión en la conciliación de datos, acelerar la tramitación de solicitudes u optimizar la gestión de recursos humanos, nuestras soluciones de RPA pueden ayudarte a alcanzar estos objetivos y más. ¿Quieres potenciar tus procesos empresariales y reducir costos? ¡Contáctanos!