¿Cómo medir el retorno de inversión (ROI) de la automatización robótica en tu empresa?

¿Sabías que la automatización robótica de procesos (RPA) puede ayudarte a ahorrar entre un 25 % y un 40 % en costos laborales desde su implementación? Además, investigaciones de McKinsey Digital destacan que las empresas que adoptan RPA pueden obtener un retorno de inversión (ROI) de entre un 30 % y un 200 % durante el primer año, consolidándose como una de las herramientas más rentables y transformadoras en el entorno empresarial actual.

Pero ¿cómo se logra este impacto? Y, más importante aún, ¿cómo puedes calcular el ROI de un proyecto de automatización en tu empresa para garantizar que genere los beneficios esperados?

En este artículo de Botkers te compartiremos todo lo que necesitas saber sobre el ROI en la adopción de la automatización de tareas, desde su importancia hasta los factores clave para su cálculo. También te guiaremos paso a paso para identificar los costos involucrados y te mostraremos cómo realizar un análisis financiero detallado que maximice el impacto de esta tecnología en tu organización. ¡No pares de leer!

¿Qué es el Retorno a la Inversión (ROI) en automatización robótica?

Es una métrica financiera que mide la relación entre los beneficios obtenidos y los costos asociados a una inversión. En el contexto de la adopción de RPA, el ROI sirve como un indicador clave para evaluar si la implementación de esta tecnología genera valor en términos de ahorro, eficiencia y escalabilidad.

El cálculo de esta métrica no solo se centra en los beneficios directos, como la reducción de costos laborales, sino que también incluye beneficios “suaves”, como la mejora en la experiencia del cliente, la moral de los empleados y la agilidad del negocio. Según estudios recientes realizados por Leslie Willcocks, profesional del London School of Economics, un proyecto de automatización puede alcanzar un ROI de entre el 200 % y el 300 % en su primer año si se diseña e implementa de manera estratégica.

Más allá de una simple fórmula matemática, el ROI en RPA es una herramienta para justificar inversiones, medir el impacto a largo plazo y demostrar cómo la tecnología puede convertirse en un motor de crecimiento para la organización.

Importancia del ROI para evaluar la automatización robótica

Medir el ROI no es solo un ejercicio financiero; es una estrategia esencial para garantizar que la adopción de esta solución tecnológica cumpla con los objetivos de negocio. A continuación, compartimos más sobre las principales razones por las cuales esta métrica es indispensable: 

1. Justificación financiera del proyecto 

La implementación de RPA requiere una inversión inicial considerable, que incluye costos de software, infraestructura, capacitación y mantenimiento. Sin un análisis claro del ROI, puede resultar difícil convencer a los tomadores de decisiones y partes interesadas sobre los beneficios de este proyecto.

El ROI actúa como una hoja de ruta financiera, demostrando cómo la automatización compensa los costos iniciales a través de ahorros operativos. Por ejemplo, empresas que han automatizado procesos de entrada de datos han reportado ahorros de hasta el 50% en costos laborales, esto permite liberar recursos para proyectos estratégicos. Además, calcular este elemento ayuda a priorizar las áreas de mayor impacto dentro de la organización. Al identificar procesos altamente repetitivos y costosos, las empresas pueden enfocar sus esfuerzos en las áreas con el mayor potencial de ahorro y eficiencia. 

2. Evaluación de impacto a largo plazo

El ROI no solo mide beneficios inmediatos, sino que también proyecta el impacto a largo plazo de la automatización en la compañía. Por ejemplo, una implementación inicial puede generar ahorros en horas de trabajo, pero a medida que se escala, puede transformar por completo la forma en que la organización opera.

Consideremos el caso de una empresa que automatiza su gestión de facturación. Inicialmente, los beneficios se reflejan en una reducción de errores y tiempos de procesamiento. A largo plazo, la automatización permite manejar volúmenes crecientes de transacciones sin necesidad de aumentar el personal, esto se traduce en un crecimiento sostenible. 

3. Optimización de recursos empresariales 

Esta métrica permite identificar cómo RPA contribuye a utilizar los recursos de la organización de manera más eficiente. Esto no solo implica una mejor asignación de recursos financieros, sino también la optimización del tiempo y las habilidades del personal. Por ejemplo, cuando una empresa automatiza tareas rutinarias como la conciliación de datos o la generación de reportes, los empleados pueden enfocarse en actividades estratégicas que generan mayor valor agregado, como la mejora de procesos o el desarrollo de productos innovadores. Este cambio en la asignación de recursos mejora la productividad y fortalece la ventaja competitiva de la empresa. 

Factores clave para calcular el ROI en automatización robótica

Calcular el ROI implica analizar diferentes variables que impactan directamente en los beneficios y los costos de la automatización robótica de procesos. Algunas de las más importantes incluyen: 

a. Ahorro en costos laborales 

La automatización robótica de procesos está diseñada para reducir significativamente la dependencia de tareas manuales realizadas por empleados. Un bot debe poder operar a un costo mucho menor que el de un recurso humano y sin interrupciones, esto resulta en ahorros significativos. Por ejemplo, si un empleado dedica 8 horas diarias a procesar facturas y un bot debe realizar esta tarea en minutos, los ahorros mensuales pueden superar los 5 millones de COP, considerando el salario promedio de un trabajador administrativo. 

b. Reducción de equivocaciones operativas 

Los errores humanos en procesos manuales son inevitables y pueden tener costos elevados, tanto en términos financieros como reputacionales. RPA debe eliminar prácticamente todos los errores relacionados con la ejecución de tareas repetitivas y basadas en reglas. Por ejemplo, una empresa que enfrentaba un promedio de 10 % de errores en la emisión de facturas debe reducirlos a cero mediante la implementación de RPA. Esto no solo elimina los costos asociados a correcciones, sino que también mejora significativamente la relación con sus clientes.

c. Aceleración de tiempos de procesamiento

Uno de los beneficios más visibles de la automatización robótica es la velocidad. Mientras que un empleado puede tardar horas o días en completar un proceso, un bot debe hacerlo en segundos, esto reduce los tiempos de ciclo y mejora el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Una conciliación bancaria, por ejemplo, que normalmente toma tres días, debe poder ser completada por un bot en menos de 30 minutos. Con ello se impactan los costos y la capacidad de la empresa para responder rápidamente a las demandas del mercado.

¿Cómo identificar los costos de implementación de la automatización?

Antes de calcular el ROI, es fundamental comprender y categorizar diversos costos asociados a su implementación como:

- Costos iniciales: representan los gastos que deben asumirse antes de que la automatización entre en funcionamiento. Incluyen la adquisición de licencias de software para los bots y la inversión en infraestructura tecnológica que permita integrar y soportar las herramientas de automatización. Estos costos pueden variar según la complejidad de los procesos que se desean automatizar y las características del software seleccionado.

Además, en esta etapa suelen surgir gastos relacionados con la consultoría inicial, que incluye la evaluación de los procesos empresariales, la selección de las tecnologías más adecuadas y la planificación de la implementación. Una comprensión clara de los costos iniciales es crucial para evitar sorpresas presupuestarias y garantizar que el proyecto esté alineado con los objetivos de la empresa.

- Costos de implementación: esto incluye la personalización del software, el desarrollo de flujos de trabajo específicos para los procesos seleccionados y la integración con los sistemas ya existentes en la empresa. Otro aspecto clave de esta fase es la capacitación del equipo humano que trabajará junto a los bots. Es importante invertir en programas de formación que permitan a los empleados entender cómo interactuar con la tecnología, supervisar su funcionamiento y adaptarla a necesidades futuras. Este proceso también puede incluir la creación de documentación interna y guías operativas para garantizar la correcta adopción del sistema.

- Costos operativos: aunque la mayor parte de los costos de la automatización de tareas se concentra en las fases iniciales, es importante tener en cuenta los gastos recurrentes asociados al mantenimiento y la operación del sistema. Esto incluye actualizaciones de software, soporte técnico, ajustes en los flujos de trabajo automatizados y mejoras en la infraestructura tecnológica para soportar el crecimiento del uso de bots.

- Costos intangibles: la introducción de la automatización puede generar resistencia entre los empleados, especialmente si no se comunica adecuadamente cómo la tecnología beneficiará tanto a la empresa como a los equipos de trabajo. Para mitigar este tipo de desafíos, es recomendable invertir en estrategias de gestión del cambio, que incluyan sesiones de sensibilización, participación activa de los empleados en el proceso de implementación y un enfoque transparente que resalte las ventajas de la automatización para todos los involucrados.

Cálculo del ROI

La fórmula del ROI es una representación sencilla de los beneficios en relación con los costos, expresada como un porcentaje. Se utiliza ampliamente para medir la rentabilidad en diversos contextos, incluido el de la automatización robótica. La fórmula básica es:

ROI (%) = [(Beneficios totales - Costos totales) / Costos totales] x 100

En esta fórmula:

- Beneficios totales se refieren a los ahorros o ganancias generadas directamente por la automatización, como la reducción de costos laborales, la mejora en la productividad y la disminución de errores operativos.

- Costos totales incluyen todos los gastos relacionados con la implementación y operación del sistema de automatización, desde las licencias iniciales hasta el mantenimiento continuo.

Ejemplo

- Beneficios totales anuales:

- Ahorro en costos laborales: 60 millones de COP

- Reducción de errores: 15 millones de COP

- Mejora en tiempos: 25 millones de COP
Total: 100 millones de COP

- Costos totales anuales:

- Implementación y mantenimiento: 40 millones de COP

ROI = [(100 - 40) / 40] x 100 = 150 %

En este caso, la empresa obtiene un retorno de 150 % sobre su inversión inicial en RPA, lo que demuestra la rentabilidad y el impacto positivo de la automatización. 

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