Claves de la automatización de flujos de trabajo con RPA en empresas

Lograr una reducción de costos operativos de hasta un 30% y disminuir el tiempo de ejecución de procesos críticos en un 50% son solo algunas de las ventajas que las empresas pueden obtener al automatizar sus flujos de trabajo con RPA. Esta solución tecnológica ha demostrado ser un aliado clave en la transformación digital, permitiendo a las organizaciones optimizar recursos y enfocarse en actividades estratégicas que impulsan el crecimiento y la competitividad en un mercado cada vez más exigente.

En este artículo de Botkers analizaremos las claves fundamentales para implementar la automatización de flujos de trabajo con RPA en tu empresa, detallando cómo esta herramienta puede revolucionar la manera en que operas. ¡No pares de leer! 

Beneficios de implementar RPA en tu empresa 

A medida que las empresas buscan mantenerse competitivas en un entorno de negocios en constante cambio, la automatización de tareas se presenta como una solución efectiva para enfrentar desafíos operativos y estratégicos, gracias a los beneficios que RPA ofrece en torno a:  

1. Mejora de la eficiencia operacional 

La automatización permite a las empresas realizar tareas repetitivas y rutinarias de manera más rápida y con menos errores que los procesos manuales. Un caso destacado es el de uno de nuestros clientes que, al automatizar sus procesos de atención al cliente, logró gestionar de forma autónoma hasta el 70% de las solicitudes. Este tipo de mejoras no solo optimizó el uso del tiempo, sino que también liberó a los empleados y agentes de atención para que se concentraran en actividades de mayor valor añadido.

2. Reducción de costos y optimización de recursos 

Las tareas que automatiza RPA, que de otro modo requieren intervención humana, contribuyen a reducir significativamente los costos operativos. Por ejemplo, en otro de nuestros casos de éxito documentados, la implementación de RPA en la presentación de declaraciones de impuestos redujo el tiempo necesario de 20 días a solo 3 días, eliminando la necesidad de trabajo durante los fines de semana y generando ahorros de hasta 120 millones de dólares. 

3. Disminución de errores humanos 

Otro claro ejemplo de los beneficios de RPA tiene relación con la reducción de la tasa de error. Para otro de nuestros clientes, antes de la automatización en el proceso de reembolso de cajas menores, su operación estaba plagada de ineficiencias y altos riesgos de fraude. Sin embargo, al implementar un sistema RPA que automatizó la mayoría de las tareas involucradas, se logró una reducción del 58% en el tiempo promedio de reembolso y la eliminación del 97% de los casos reportados como fraudulentos.

¿Cómo evaluar la necesidad de RPA en tus procesos?

Por los beneficios que te acabamos de describir, la automatización robótica de procesos (RPA) se ha convertido en una herramienta fundamental para optimizar las operaciones de las empresas. Sin embargo, esto no quiere decir que implementar RPA sea una decisión que deba tomarse a la ligera. Antes de invertir en esta tecnología, es crucial evaluar si tus procesos son los candidatos ideales para la automatización. Para ello, te recomendamos tener en cuenta los siguientes factores:

- Volumen

Un alto volumen puede indicar la necesidad de optimizar la eficiencia y la precisión, pues cualquier ineficiencia o error, por mínimo que sea, puede multiplicarse a gran escala, afectando los resultados generales de la organización. 

- Repetitividad

Si las tareas siguen un mismo protocolo o procedimiento, existe una gran oportunidad para automatizar estas actividades. La automatización no solo reduce el tiempo dedicado a estas tareas, sino que también permite que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas o creativas que aporten un mayor valor a la organización.

- Tasa de error 

Los procesos manuales suelen estar sujetos a una mayor probabilidad de errores humanos, esto puede derivar en costos adicionales o retrasos innecesarios. Es indispensable identificar qué tan frecuentes son estos errores y su impacto en el flujo de trabajo. 

- Duración

Los procedimientos que son excesivamente largos y consumen mucho tiempo pueden ser un obstáculo para la eficiencia y agilidad de la empresa. Es importante medir la duración de cada etapa del proceso para identificar áreas que podrían beneficiarse de la optimización. La reducción del tiempo de ciclo puede mejorar la capacidad de respuesta de la compañía y aumentar la satisfacción del cliente al ofrecer un servicio más rápido y eficiente.

- Cuellos de botella

Un cuello de botella es cualquier punto en un proceso que ralentiza el flujo y crea retrasos significativos. Estos pueden deberse a recursos limitados, procedimientos ineficientes o falta de coordinación entre departamentos. Abordar estos cuellos de botella a través de la reingeniería de procesos o la adopción de nuevas tecnologías puede acelerar el tiempo de ciclo y mejorar la productividad.

Pasos para implementar RPA en flujos de trabajo

Una vez hayas analizado la operación en tu empresa con base en los factores que te acabamos de mencionar, puedes pasar entonces a evaluar y decidir, con la asesoría y acompañamiento que te brindamos desde Botkers, cuáles son las actividades y procesos que se pueden automatizar, siguiendo esta metodología:

1. Identificación: mapear todos los procesos de la empresa y documentarlos en detalle, desde los más simples hasta los más complejos. Es fundamental documentar no solo los pasos que conforman cada proceso, sino también los actores involucrados, las herramientas utilizadas y los resultados esperados.

2. Análisis: evaluar cada proceso en función de los factores clave mencionados anteriormente. Este paso es esencial para garantizar que los recursos de la empresa se utilicen de manera efectiva y que la implementación de RPA genere un retorno de la inversión tangible.

3. Priorización: clasificar los procesos según su potencial de automatización y retorno de la inversión. Procesos con altos volúmenes de transacciones, que son altamente repetitivos y con un elevado costo por transacción, suelen ocupar los primeros lugares en la lista de prioridades. Además, los procesos que están más alineados con los objetivos estratégicos de la empresa y que pueden liberar recursos significativos deben ser priorizados. 

4. Prueba de concepto: implementar un proyecto piloto de RPA para validar los resultados. Este piloto permite a la empresa validar los resultados de la automatización en un entorno controlado, evaluando la efectividad del sistema RPA en los procesos seleccionados. 

Durante esta fase, se monitorean de cerca varios indicadores clave de rendimiento, como la reducción en el tiempo de ciclo, la disminución de errores y el ahorro de costos. La prueba de concepto también ofrece la oportunidad de identificar y abordar posibles desafíos o ajustes que se requieran antes de una implementación más amplia

5. Implementación: una vez que el piloto ha demostrado resultados positivos, la empresa puede proceder con la expansión de la automatización a otros procesos. Esta fase de implementación implica escalar la solución de RPA, integrando la automatización en múltiples áreas de la organización.

Mejores prácticas para la automatización de procesos

Una estrategia de RPA exitosa requiere no solo adquirir una herramienta, sino también prestarle atención a otros aspectos como:

- Experiencia: debes buscar una empresa experta en RPA con un historial comprobado como Botkers.

- Tecnología: debes asegurarte de que la compañía que contrates utilice herramientas de última generación y se adapten a tus necesidades específicas.

- Metodología: la empresa de RPA debe tener una metodología clara y estructurada para la implementación de los proyectos de automatización.

- Soporte: es fundamental que cuentes con un equipo de soporte técnico que te asista durante y después de la implementación.

- Complementar, no reemplazar: debes enfatizar en tu organización que RPA está diseñada para complementar el trabajo de los empleados, no para reemplazarlos.

- Redistribución de tareas: debes reasignar a los trabajadores  tareas de mayor valor agregado, como análisis de datos, toma de decisiones y resolución de problemas.

- Supervisión humana: es indispensable que mantengas a los empleados involucrados en la supervisión y mantenimiento de los procesos automatizados.

¿Estás listo para automatizar tus procesos y potenciar tu operación empresarial? ¡Contáctanos!

Si estás considerando implementar RPA en tu organización, ¡Botkers es tu socio ideal para llevar a cabo esta transformación! Nuestro equipo de expertos en RPA te guiará en cada paso del proceso, desde la identificación de oportunidades hasta la implementación y el seguimiento continuo.

Al optar por los servicios de RPA de Botkers, no solo optimizarás tus procesos, sino que también maximizarás el potencial de tu negocio. No pierdas la oportunidad de modernizar tus operaciones y alcanzar una mayor productividad. Contáctanos hoy mismo para descubrir cómo nuestra solución de automatización puede beneficiar a tu empresa y lograr resultados excepcionales.