¿De qué forma el RPA contribuye a la correcta gestión operativa?

Alcanzar el nivel de competitividad suficiente para superar a las otros cientos de empresas que ofrecen productos y servicios similares a los nuestros, puede ser una labor sencilla de realizar si contamos con las herramientas adecuadas. Por ejemplo, a través del RPA (Robotic Process automation), tu empresa tiene la inigualable oportunidad de incrementar su nivel de productividad y eficiencia, ejecutar procesos con mayor precisión y calidad, mejorar el nivel de satisfacción de los clientes, reducir costos operativos, entre otras múltiples ventajas. Sigue leyendo esta nota de Botkers y conoce de qué maneras el RPA puede aumentar las cifras de operatividad en tu compañía. 

¿Qué es la gestión operativa y cómo puede optimizarse a través del RPA?

La gestión operativa es un concepto que hace referencia al conjunto de acciones que lleva a cabo cada empresa para garantizar que todos sus procesos y actividades se ejecutan en pro de alcanzar el máximo nivel de productividad. En general, las personas a cargo de esta labor, enfocan sus esfuerzos en: elaborar planes de acción y vigilar su aplicación, asegurar el cumplimiento de los plazos de entrega para los proyectos, efectuar un control de calidad efectivo, identificar y resolver los cuellos de botella en los procesos, etc. 

Para alcanzar estos objetivos, el equipo a cargo de la gestión operativa necesita, obligatoriamente, disponer de herramientas que faciliten y agilicen el desarrollo de funciones, aumenten considerablemente el rendimiento de sus colaboradores y garanticen la calidad de todos sus entregables, productos y servicios. Es allí, donde entra la automatización robótica de procesos o robotic process automation. Pon atención a las siguientes cifras compartidas y recolectadas por algunos expertos:

- En la actualidad, las empresas que aún no han empleado ningún software de RPA y que siguen realizando todas sus tareas de forma manual, están disminuyendo la capacidad operativa de sus trabajadores, haciéndoles perder hasta un 40% de su tiempo para laborar. 

- Un empleado puede pasar en promedio cerca de 4 horas y 38 minutos por semana completando tareas manuales repetitivas y dispendiosas, lo que en un año significan alrededor de 219 horas perdidas.

- El 90% de las compañías están sobrecargando a sus empleados con labores repetitivas y de poco valor, mismas que fácilmente podrían ser ejecutadas de forma más efectiva y rápida por un bot. 

- El 68% de los colaboradores de compañías que no aprovechan la automatización de tareas, se sienten explotados y sobrecargados en extremo, hecho que aumenta su descontento, reduce su interés por el cumplimiento de las metas comerciales de la empresa e incrementa su deseo de renunciar.

Todos estos hechos irremediablemente provocan graves consecuencias en la operación de una organización y generan pérdidas económicas enormes, ya que, en lugar de que sus trabajadores puedan ejecutar de forma rápida y efectiva sus actividades, estos se están viendo limitados a causa de la falta de herramientas. No obstante, veamos ahora el otro lado de la situación: ¿qué beneficios han obtenido esas empresas que han adoptado el RPA en su operación? Conoce algunos ejemplos a continuación:

- De acuerdo con un estudio de caso realizado por IBM, Cobmax (una compañía enfocada en la venta de productos y servicios), después de implementar el RPA en su operación diaria, logró: alcanzar cifras récord de con ventas de hasta 20.000 productos por mes; disminuir a la mitad las actividades administrativas y proporcionar informes a sus clientes y proveedores en la mitad del tiempo, pasando de 2 a 3 días a solo un día.

- En otro ejemplo, Varma, una compañía distribuidora de productos varios, dio a conocer su caso, afirmando que, gracias a la implementación de chatbots, logró ahorrar aproximadamente 330 horas al mes de tiempo de servicio al cliente. Además, a medida que el entendimiento y tiempo de práctica del chatbot fue avanzando, este pudo comprender de mejor manera los problemas comunes de los clientes, alcanzando al final una tasa de automatización promedio del 85 %.

- En otro conjunto de estudios realizado por la firma consultora McKinsey & Company, se determinó que las empresas que implementan el RPA, obtienen, en solo el primer año, un ROI (retorno de la inversión) del 30 al 200%.

- Por otro lado, según Nanonets, la tecnología RPA ha permitido a las empresas de la industria BPO (Business process outsourcing) reducir hasta tres veces los costos de contratación de personal.

- El RPA es sumamente versátil, por lo que también puede ser implementado por entidades públicas. Por ejemplo, de acuerdo con un informe entregado por el Federal RPA Community of Practice de Estados Unidos, a través del RPA, las agencias gubernamentales han podido ahorrar, desde 2020, alrededor de 848.336 horas de trabajo. 

Puedes completar esta información con: 

• ¿Qué es la automatización roborica de procesos (RPA)?
• Tendencias de RPA

¿Qué procesos se pueden automatizar?

Ahora bien, ya que conoces algunos de la infinidad de casos de éxito que existen en torno al uso de RPA en las empresas de todos los sectores económicos, es momento de que tú también transformes la forma en que tu empresa trabaja, por medio de la automatización de tareas. Si no tienes claro en qué procesos puedes emplear el RPA, nosotros a continuación te compartimos algunos ejemplos: 

- En el departamento de RR.HH. 

- Verificación de CV

- Organización del proceso de candidaturas para nuevos puestos.

- Gestión de los datos de todos los empleados.

- Procesamiento de la nómina.

- Elaboración de informes de rendimiento.

- Verificación de antecedentes.

- Seguimiento de asistencia.

- En el departamento de servicio al cliente y ventas 

- Gestión de problemas comunes de los usuarios como: renovación de contraseña, actualización en la información de inicio de sesión, cambios en los pedidos, etc.

- Clasificación de las consultas realizadas por los clientes.

- Comunicación automatizada con los usuarios: envío de correos electrónicos, recordatorios, promociones y demás campañas vía SMS.

- Identificación de patrones de problemas que más aquejan a los clientes.

- Clasificación de los correos electrónicos entrantes.

- Tramitación de formularios y solicitudes.

- En el departamento de logística 

- Creación de órdenes de compra.

- Gestión del inventario. 

- Procesamiento de facturas.

- Mantenimiento predictivo.

- Gestión del servicio posventa.

- Administración de las solicitudes de pedidos. 

- En el departamento de contabilidad 

- Conciliación contable.

- Procesamiento de todas las cuentas y facturas pendientes por pagar.

- Análisis financiero.

- Elaboración de informes periódicos.

- Conciliaciones bancarias.

Estas son solo algunas de las muchas áreas al interior de tu empresa en las cuales puedes emplear la tecnología del RPA para mejorar la operación, aumentar la productividad y, en consecuencia, incrementar tus ganancias y reducir esos costos extra en recursos que en realidad no necesitas. Confía en Botkers para proveerte de esta inigualable solución tecnológica y apoyarte en este proceso de transformación digital.