¿Qué son los bots y por qué optimizan los procesos de tu empresa?

Con los avances tecnológicos muchas empresas han optado por pasar múltiples de sus labores a procesos automáticos para que así todo esté bajo control. De hecho, algunas de ellas se deciden por agilizar sus tareas con servicios que les ayudan a completar las mismas de manera eficiente. Es aquí cuando entran los bots, que se convierten en un asistente para que ya no tengas que revisar que no se te escape nada y que gastes una gran cantidad de horas haciendo las mismas gestiones para que obtengas los resultados esperados. 

Gracias a los bots la facilitación de tareas constantes es indescriptible, ya que como asistentes digitales son muy funcionales pues responden a cualquier necesidad organizacional; básicamente actúan de forma predefinida, realizando todo tipo de actividad que se le asigne y trabajando en modo automático o asistido. 

Si deseas entender mejor este concepto para su implementación en tu compañía, sigue leyendo, pues en este artículo te mostraremos cada aspecto que debes conocer más a detalle.

¿Qué es un bot y para qué sirve?

Partamos por la definición de este término, un ‘bot’ es una palabra que viene de ‘robot’ y se considera un programa emula las acciones de un humano dentro de un proceso y que puede realizarlas de una forma más eficiente.  

Los bots sirven para responder a las necesidades de una empresa permitiendo mejorar la productividad en la gestión de procesos organizacionales, disminuir reprocesos en órdenes de compra y realizar tareas operativas, agregándole valor a las funciones de las personas, entre otras. Además, es un servicio que brinda confianza y adaptabilidad a cualquier situación empresarial.

Ahora bien, sabiendo lo que es un bot y su desarrollo, es importante saber que este programa resulta ser una herramienta digital que actúa como asistencia automatizada para contribuir a una mejoría en las actividades de una empresa. Para ello, hay distintos bots que cumplen con un objetivo distinto, por eso te compartiremos los más usados.

Bots RPA que existen en el mercado

- Bots programables: son la primera generación de RPA. Estos se programan con codificación para que comiencen a ejercer sus actividades y completarlas. 

- TaskBots: ideales para realizar tareas repetitivas que se basan en datos estructurados. Son considerados como una herramienta que trabaja fuertemente en la automatización de actividades reglamentarias. Se destacan en áreas como administración de recursos humanos, procuración a pago, cotizaciones en efectivo, servicios TI, etc. 

- MetaBots: facilitan la escalabilidad con la integración de la próxima generación, esto quiere decir que son bloques de construcción automatizados que te ayudan a escalar. Entonces, este posibilita actualizaciones, realiza ediciones en el propio bot, asegura el control empresarial, reduce costos operativos y los tiempos de inactividad. 

- IQBots: se encargan de aprendizaje continuo y mejora de la automatización de procesos. Básicamente son los cerebros en una plataforma RPA, al fusionar capacidades cognitivas y comprender datos estructurados o no estructurados con simpleza. Actúan basándose en la información y aprenden en tiempo real.

¿Cómo funcionan los bots?

Los bots replican las labores que hace un humano, como lo mencionamos anteriormente, interactuando con diferentes programas y sistemas en los que realiza tareas de navegación, extracción, cálculos, carga y de accionar unas y otras plataformas entre sí. Generalmente, trabajan en red y algunos se comunican a través del Internet, utilizando un servicio de mensajería instantánea, una interfaz o IRC. Estos se componen de algoritmos que permiten que funcione de la manera adecuada y se adapte a las tareas que se le asignan.

Algunos bots cuentan con un diseño diferente, por lo que pueden operar de distintas formas:

- Los bots conversacionales funcionan por reglas, donde interactúan con las personas a través de opciones que el interlocutor debe seleccionar. 

- Otros bots tienen independencia intelectual y usan el aprendizaje automático para simular las acciones de los humanos.

- Los bots con IA son una combinación de los primeros y segundos, ya que pueden utilizar ambos modos para la coincidencia de patrones, técnicas de lenguaje natural y herramientas de generación de lenguaje natural. 

Beneficios de usar bots

Para las empresas los clientes son la prioridad y su propósito es mejorar la operatividad precisamente para responder a las necesidades de lo que ellos esperan obtener. Por eso, te compartimos los beneficios que tienes al ejecutar bots en tu organización.

- Completa productividad en la gestión de procesos de tu empresa. 

- Ya no tendrás reprocesos cuando tengas una orden de compra. 

- Tus propuestas comerciales ascenderán a un nivel que no te alcanzas a imaginar por la mejoría de operatividad. 

- Disminuirá el tiempo en consultas de página web para cualquier usuario.

- Eficacia absoluta y rapidez en el tiempo de procesamiento de facturas.

- Optimización de los procesos contables de tu empresa. Esto hace que se cometan menos errores en cualquier gestión.

- Aceleración en la gestión documental de tu empresa, ya no tendrás que dedicarle mucho tiempo, porque todo será más automatizado.

- Tampoco tendrás el inconveniente de pensar en cometer un error en las comisiones de tus empleados, porque eso ya estará programado.

- ¿Y lo mejor? Los tiempos de descarga serán casi inmediatos, ya no tendrás que preocuparte por su durabilidad.

¿Cómo usar los bots? 

Por la cantidad de acciones que pueden ejercer los bots, estos están diseñados para varios fines como la atención al cliente, el comercio, la búsqueda y el entretenimiento. Por ello, te mostraremos los ejemplos más adecuados para que comprendas mejor su utilidad y funcionamiento.

- Descargan cualquier información y archivos de utilidad.

- Consultan las páginas web y portales.

- Carga la información que se le indica.

- Genera cruce de información.

- Integra aplicaciones.

- Emite documentos y certificados.

- Hace flujos de aprobación.

- Digitaliza la información y documentación.

En Botkers nos especializamos por automatizar procesos de negocio, por eso con los bots, las funciones de tu empresa se realizarán de forma más avanzada. ¿Qué esperas para obtener el tuyo? 

Con lo descrito hasta aquí, es notoria la gran practicidad que tiene implementar una automatización robótica de procesos como los bots, que posibilitan la obtención de cualquier objetivo que una empresa se proponga. Por eso, en Botkers puedes conseguir la meta que quieres alcanzar.

Somos una compañía con robotización RPA para que comiences a cambiar tus procesos empresariales y optes por la facilidad de la ejecución de las tareas. Ayudamos a las organizaciones a que transformen su negocio con el fin de que optimicen sus estrategias y obtengan los mejores resultados. 

¡Contáctanos y haz de tus labores las más eficientes!