¿Cómo RPA ayuda a gestionar los picos de trabajo durante temporadas altas?

¿Sabías que el 74% de las empresas ya están implementando RPA como parte de su estrategia operativa? No es difícil entender por qué, ya que esta tecnología puede reducir los costos operativos en un promedio del 31% en solo tres años. Además, según McKinsey, los retornos de inversión en RPA oscilan entre el 30% y el 200% durante el primer año, convirtiéndola en una herramienta indispensable para manejar tanto demandas previstas como imprevistas.

Sigue leyendo este artículo de Botkers y descubre cómo RPA permite a las organizaciones superar los retos de las temporadas altas, optimizando recursos y garantizando un servicio de calidad ininterrumpido.

Importancia de la RPA durante temporadas altas

A diferencia de las soluciones tradicionales que requieren tiempo y recursos significativos para aumentar su capacidad, RPA se ha convertido en la solución ideal para gestionar con éxito las temporadas altas por diversas razones como: 

a. Adaptabilidad ante demandas previstas e imprevistas 

La flexibilidad que ofrece RPA es perfecta para gestionar tanto los picos de trabajo esperados como los imprevistos. Por ejemplo, durante el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, las empresas suelen experimentar un aumento significativo en las transacciones y consultas de clientes. En este escenario, se pueden desplegar cientos o miles de bots adicionales para manejar las tareas administrativas, permitiendo que los empleados humanos se enfoquen en las interacciones directas con los clientes. Una vez que la demanda vuelve a niveles normales, los bots pueden desactivarse sin costos adicionales, optimizando así el uso de los recursos.

Por otro lado, en situaciones donde las fuerzas externas generan un estallido inesperado de actividad, como fluctuaciones en el mercado o la competencia, RPA proporciona una solución rápida y eficaz. Las empresas pueden redirigir los bots hacia las áreas más críticas o reducir su número sin tener que atravesar el proceso complejo de contrataciones o despidos, permitiendo una adaptación ágil a los cambios en el entorno empresarial. 

b. Un puente hacia soluciones a largo plazo 

Otro caso práctico de los sistemas RPA es su capacidad para actuar como una solución puente durante las transiciones operativas. Por ejemplo, si un competidor introduce una nueva tecnología o servicio que impulsa la demanda en el mercado, las empresas pueden usar RPA para ajustar sus sistemas y satisfacer las necesidades inmediatas de los clientes mientras desarrollan una solución más permanente. Este enfoque garantiza que las operaciones no se vean interrumpidas mientras se adapta la infraestructura interna, demostrando la versatilidad y la rapidez de implementación de esta tecnología. 

c. Sostenibilidad para el futuro 

Dondequiera que las condiciones del mercado o las temporadas altas lleven a una empresa, la escalabilidad inherente de RPA garantiza su sostenibilidad a largo plazo. Ya sea para manejar picos previsibles, adaptarse a fluctuaciones inesperadas o actuar como un soporte temporal, RPA ofrece una solución adaptable, eficiente y de alto impacto. Esta capacidad no solo mejora la gestión operativa, sino que también proporciona a las organizaciones una ventaja competitiva crucial en un entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente.

¿Cómo optimizar la gestión de picos de trabajo con RPA?

La capacidad de una organización para adaptarse rápidamente a cambios en la carga de trabajo, especialmente durante temporadas altas, es un factor indispensable para garantizar el éxito y la satisfacción del cliente. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ofrece una solución única y poderosa para abordar estas situaciones gracias a su enfoque escalable. La escalabilidad de RPA no solo permite manejar incrementos significativos en la demanda, sino que también optimiza la asignación de recursos y reduce los costos operativos. A continuación, analizamos los aspectos clave de la escalabilidad de RPA y cómo una empresa puede aprovecharla de manera efectiva: 

- Aspectos de la escalabilidad de RPA 

La escalabilidad de RPA se manifiesta en tres áreas principales, cada una diseñada para enfrentar desafíos específicos relacionados con picos de trabajo:

- Ajuste dinámico: la cantidad de bots en funcionamiento puede incrementarse o reducirse rápidamente según las necesidades del momento. Esta flexibilidad permite que las empresas manejen tanto incrementos esperados como repentinos en la carga de trabajo, sin la necesidad de contratar o capacitar personal adicional.

- Redistribución inteligente de procesos: los bots pueden ser reasignados dinámicamente para priorizar las tareas más críticas. Esto se logra mediante sistemas de gestión de colas de trabajo que monitorean continuamente la carga y redirigen los recursos hacia las áreas de mayor necesidad.

- Automatización de la asignación de tareas: la posibilidad de emplear bots “gestores” permite a las organizaciones automatizar la redistribución de procesos, asegurando que las tareas de mayor prioridad reciban atención inmediata sin necesidad de intervención humana. 

- Paso a paso para optimizar la gestión de picos de trabajo con RPA 

La implementación y el uso efectivo de RPA para gestionar picos de trabajo requiere un enfoque estructurado, compuesto por los siguientes pasos: 

1. Identificación de procesos críticos y propensos a picos de trabajo: las empresas deben realizar un análisis exhaustivo para identificar los procesos que experimentan mayor carga durante temporadas altas. Ejemplos comunes incluyen la gestión de pedidos, el procesamiento de pagos y las preguntas y solicitudes en atención al cliente. 

2. Evaluación de la capacidad existente y la previsión de demanda: es fundamental determinar cuántos recursos adicionales serán necesarios para manejar el incremento de trabajo. Esto incluye estimar la cantidad de bots requeridos y las áreas donde se asignarán.

3. Configuración inicial de bots escalables: la compañía pasará a configurar una cantidad inicial de bots, asegurándose de que estos puedan duplicarse, triplicarse o más según la demanda. Esta configuración incluye la creación de procesos reutilizables que puedan implementarse rápidamente.

4. Diseño de un plan de gestión de carga en tiempo real: se establece un sistema que monitorea continuamente las colas de trabajo y redirige los bots hacia las áreas de mayor necesidad. Esto asegura que las prioridades del negocio sean atendidas en todo momento.

5. Implementación de bots adicionales según la demanda: durante un pico de trabajo, la empresa activa bots extra para cumplir con los requerimientos. Gracias a la escalabilidad, esta tecnología puede entrenarse de forma simultánea y ejecutarse sin retrasos.

6. Monitoreo y ajuste dinámico: los sistemas de gestión supervisan el desempeño de los bots y ajustan su asignación según sea necesario. Por ejemplo, si una cola de pedidos se reduce significativamente, los bots pueden reasignarse a tareas de atención al cliente.

7. Desactivación o reasignación tras el pico de actividad: una vez que la carga de trabajo vuelve a la normalidad, los bots pueden ser desactivados temporalmente o reasignados a otros procesos, optimizando los costos operativos y asegurando la continuidad de la eficiencia operativa con RPA. 

- Ejemplo práctico del flujo de trabajo 

Durante el Black Friday, una empresa de comercio electrónico anticipa un incremento en los pedidos, por lo que implementa los siguientes pasos:

- Semanas antes del evento, configura 200 bots adicionales para manejar pedidos. Cada bot está entrenado para realizar tareas específicas, como verificar pagos, actualizar inventarios y generar etiquetas de envío.

- El día del evento, un sistema automatizado monitorea las colas de trabajo. Si una cola de pedidos alcanza su capacidad máxima, los bots son redirigidos automáticamente para procesar esos pedidos prioritarios.

- Después del evento, la mayoría de los bots se desactivan, mientras que otros son reasignados a gestionar devoluciones o consultas de clientes relacionadas con la temporada.

Beneficios de implementar RPA en épocas de alta demanda

Adoptar esta solución tecnológica durante las temporadas altas no solo ayuda a las empresas a manejar cargas de trabajo adicionales, sino que también aporta beneficios estratégicos significativos en términos de: 

a. Impacto en la eficiencia y la productividad 

Según un estudio de Pega, el 51% de los líderes empresariales reportaron mejoras en la precisión y efectividad de las operaciones tras implementar RPA, esto permitió optimizar procesos clave sin necesidad de recursos adicionales. Además, McKinsey encontró que ciertas tareas que antes requerían días de trabajo humano pueden ser completadas en minutos gracias a RPA. Por ejemplo, un proceso de seguros que llevaba dos días ahora puede completarse en 30 minutos, reduciendo los tiempos de respuesta en un 95%. 

b. Ahorro de costos a largo plazo 

El ahorro económico es otro factor destacado. Deloitte informa que las empresas que adoptan la RPA como parte de su estrategia de automatización inteligente logran una reducción promedio de costos del 31% en los primeros tres años. Este porcentaje puede aumentar hasta el 70% en áreas específicas cuando se combinan herramientas avanzadas como RPA y minería de procesos. Asimismo, la implementación de esta tecnología tiene un retorno de inversión que varía entre el 30% y el 200% durante el primer año 

c. Flexibilidad y escalabilidad para temporadas altas 

La flexibilidad es fundamental para manejar los picos de trabajo. Según datos recopilados por Flobotics, el 78% de las empresas planean aumentar sus presupuestos de automatización para responder a demandas fluctuantes. Esto se debe a que la RPA permite escalar la cantidad de bots rápidamente para manejar tareas específicas sin incurrir en costos fijos significativos.  

d. Mejora de la experiencia del cliente y del empleado 

La automatización no solo beneficia a las operaciones, sino también a las personas. Según McKinsey, RPA permite liberar a los trabajadores de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor, lo cual mejora su experiencia laboral y reduce el estrés en períodos críticos. Esto también se traduce en un mayor nivel de satisfacción del cliente en temporadas altas, pues los empleados pueden concentrarse en consultas complejas mientras los bots gestionan tareas rutinarias.

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No importa si tu empresa enfrenta un aumento predecible en las demandas o picos inesperados, ¡la escalabilidad y eficiencia de la RPA pueden marcar la diferencia entre una operación eficiente y una sobrecarga insostenible! El equipo de expertos de nuestra empresa de RPA está listo para ayudarte a implementar soluciones personalizadas que optimicen tus procesos, reduzcan costos y mejoren la experiencia de tus clientes.

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