Chatbots y RPA: La unión perfecta para automatizar procesos

Si quieres optimizar tus canales de comunicación para brindar respuesta a las solicitudes de tus clientes de manera mucho más rápida y efectiva, ¡lo que compartiremos en este artículo es para ti! Para transformar y agilizar los servicios de atención y comunicación con tus usuarios, en este contenido te hablaremos sobre una de las tendencias tecnológicas favoritas de las empresas en la actualidad: La integración entre chatbots y los sistemas RPA. Si no tienes claro qué ventajas pueden ofrecerte estas herramientas, tanto por separado como en conjunto, ¡presta mucha atención a lo que te compartiremos en esta nota de Botkers!

¿Qué es un chatbot?

Un chatbot es una herramienta de software especialmente diseñada para simular una conversación con una persona real. En lugar de emplear un agente de servicio al cliente que atienda las solicitudes de tus usuarios, con esta tecnología, las personas que acudan a tus canales de servicio pasan a conversar con una solución tecnológica que está programada para entender sus preguntas y responderlas de la mejor manera posible. 

Los bots conversacionales pueden trabajar en diferentes plataformas, como aplicaciones de mensajería o sitios web, y están programados para entender el lenguaje humano, ya sea escrito o hablado. Pueden responder preguntas simples, ayudarte a encontrar información, realizar reservas, o incluso ofrecerte recomendaciones basadas en tus preferencias. Aunque no pueden entender cada detalle como lo haría una persona real, los chatbots para empresas han mejorado mucho, llegando hoy en día a comprender mejor el contexto de una conversación y ofrecer respuestas más útiles y precisas.

También puedes leer: ¿Qué es un chatbot y para qué puedes usarlo en tu empresa?

¿Qué es RPA?

RPA, o Automatización Robótica de Procesos, en español, es una tecnología de software que permite a las empresas automatizar todas esas tareas repetitivas y basadas en reglas específicas que normalmente serían desarrolladas por personas. RPA es como tener un asistente virtual que puede realizar un sinnúmero de tareas digitales por ti. 

Puedes enseñarle a cómo realizar diversas acciones, como cargar y cruzar información, completar formularios en línea, rastrear información, crear informes, integrar y migrar tus documentos entre tu CRM y tu ERP, generar conciliaciones bancarias y más. Una vez que RPA aprende cómo hacer estas tareas, puede ejecutarlas de manera rápida y precisa, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin descanso.

Lo bueno de la automatización de tareas es que no necesitas ser un experto en programación para usarla. Las herramientas de RPA están diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar, esto quiere decir que, con la asesoría de una compañía experta en automatizaciones para empresas como Botkers, cualquier persona puede aprender a configurar y gestionar procesos automatizados. Esto hace que esta tecnología sea una herramienta tan poderosa para mejorar la eficiencia y reducir los errores en una variedad de industrias y entornos laborales.

Beneficios de vincular un chatbot y RPA

Ahora bien, ya que tienes mayor claridad en torno a qué ventajas te puede ofrecer cada herramienta por separado, pasaremos entonces a explicarte qué beneficios puedes obtener si combinas la tecnología de los chatbots y RPA en tu empresa:

1. Atención al cliente mejorada: los bots conversacionales pueden proporcionar respuestas rápidas y precisas a las consultas de los clientes, mientras que la integración con RPA puede permitir la automatización de procesos de back-office relacionados con el servicio al cliente, como la actualización de información en sistemas internos o la generación de documentos.

2. Disponibilidad 24/7: tanto los chatbots como los bots de RPA pueden estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, esto significa que, por un lado, tus clientes pueden obtener asistencia en cualquier momento, incluso fuera del horario comercial tradicional. Por otro lado, tu empresa puede ejecutar procesos, en diversas áreas, sin descanso y sin generar costos extra. Esta disponibilidad continua no solo mejora la accesibilidad y la atención al cliente, sino que también aumenta la eficiencia general de la compañía y mejora la productividad de tu equipo.

3. Reducción de errores: la automatización de los procesos y el uso de chatbots también reduce significativamente la posibilidad de errores humanos en tareas o solicitudes repetitivas. Los bots, en ambos casos, están programados para realizar tareas de manera precisa y consistente, lo que garantiza la calidad y la precisión de los resultados.

4. Escalabilidad: al automatizar procesos a través de RPA y habilitar un chatbot para interactuar con los usuarios, puedes escalar fácilmente tus operaciones para manejar un mayor volumen de consultas y tareas sin necesidad de aumentar proporcionalmente la mano de obra.

5. Mejora de la experiencia del empleado: con esta combinación, incluso puedes mejorar la forma en la cual tu colaborador percibe su trabajo. Si eliminas tareas tediosas y repetitivas mediante la automatización, tus empleados pueden dedicar más tiempo a actividades que requieren habilidades humanas únicas, pudiendo aumentar su satisfacción laboral y su compromiso con la empresa.

Casos de éxito en automatización

En diversos sectores y países, el servicio de chatbots que ofrecen empresas de RPA como Botkers han demostrado ser valiosos para mejorar la experiencia del cliente y optimizar los procesos empresariales. Algunos ejemplos destacados de casos de éxito en el uso de chatbots en nuestro país incluyen:

- Una de las instituciones financieras más grandes de Colombia ha integrado chatbots con inteligencia artificial en sus plataformas de atención al cliente. Estos chatbots ayudan a los clientes con consultas sobre productos bancarios, procesos de solicitud de créditos, y otras transacciones, brindando una experiencia más rápida y conveniente.

- Otra empresa colombiana que ha adoptado con éxito los chatbots es una compañía de servicios financieros. Su chatbot permite a los clientes obtener información sobre productos, consultar saldos y realizar transacciones básicas de manera rápida y sencilla, lo que mejora la experiencia del cliente y reduce la carga en los canales de atención tradicionales.

- En el sector hotelero, una multinacional ha implementado chatbots para mejorar la experiencia de sus clientes. Estos chatbots pueden ayudar a los huéspedes a realizar reservas, obtener información sobre servicios y comodidades del hotel, e incluso proporcionar recomendaciones personalizadas para actividades locales, todo ello a través de una interacción fluida y amigable. 

Conoce más sobre los casos de éxito en este artículo: Automatizar el contacto desde y hacia tus usuarios: Ejemplos y cómo lograrlo 

¿Cómo implementar esta mezcla en tu empresa?

Si quieres entrar a ser parte de ese amplio grupo de compañías que hoy por hoy se benefician de la combinación entre RPA y bots conversacionales, es necesario seguir estos pasos:

1. Busca una empresa experta: si buscas sacarle el mayor provecho a estas soluciones tecnológicas, es fundamental que contactes a una empresa especializada en la implementación de chatbots y RPA como Botkers. Nosotros, por ejemplo, contamos con el conocimiento y la experiencia necesarios para diseñar e implementar soluciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio.

2. Planificar la implementación: una vez hayas encontrado a la empresa experta perfecta para ti, es hora de planificar la implementación. En esta etapa debes definir los objetivos, establecer un cronograma y asignar recursos adecuados para el proyecto. Es importante tener en cuenta aspectos como la integración de los sistemas automatizados con los otros sistemas existentes, la formación del personal y la seguridad de los datos.

3. Realizar pruebas y ajustes: después de llevar a cabo la implementación, es recomendable realizar pruebas exhaustivas para asegurarse de que todo funcione correctamente. Esto incluye pruebas de funcionalidad, rendimiento y seguridad. Además, es importante estar preparado para realizar ajustes y mejoras según sea necesario.

Si tienes en cuenta la información que te compartimos en este artículo, ¡tendrás todas las herramientas para optimizar los procesos empresariales y ofrecer una experiencia más satisfactoria a todos tus usuarios! Únete al futuro de la automatización y contáctanos ahora.