¿En qué áreas de tu compañía puedes usar el Discovery de procesos?

Si estás buscando una solución tecnológica que te permita no solo conocer y analizar más en detalle cada uno de los procesos que se desarrollan a diario en tu compañía, sino también identificar aquellas actividades que te están generando pérdidas, costos extra y retrasos, ¡este artículo de Botkers es para ti! Aquí te contaremos de qué forma el Discovery de Procesos puede ayudarte a optimizar tu operación empresarial desde las áreas y departamentos que tú necesites. ¡Presta mucha atención! 

¿Para qué sirve el discovery de procesos?

El Process Discovery o descubrimiento de procesos en español, es un conjunto de herramientas, métodos y técnicas por medio de las cuales las empresas, sin importar su tamaño o la industria a la que pertenezcan, pueden no solo conocer y comprender hasta el último aspecto de los procedimientos y actividades que se llevan a cabo en la empresa, sino también:

- Documentar los flujos de trabajo que hacen parte de la operación de la empresa.

- Establecer estándares y mejores prácticas para la ejecución de procesos.

- Identificar nuevas oportunidades para optimizar las funciones de trabajo críticas.

- Aumentar los niveles de eficiencia de los procesos empresariales, en conjunto con la productividad de los colaboradores.

- Reducir los costos asociados a reprocesos, correcciones, retrasos, etc.

- Detectar ineficiencias, debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de manera rápida y metódica.

- Facilitar la auditoría y el cumplimiento normativo

- Optimizar el uso de los recursos y reducir los gastos operativos.

- Simplificar la comunicación entre todos los departamentos.

- Mejorar la calidad de los productos y servicios.

- Dimensionar correctamente las tareas que se deben ejecutar para que un proceso ofrezca mejores resultados.

- Incrementar la agilidad y la capacidad de adaptación de la empresa frente a las siempre cambiantes necesidades de los clientes.

- Identificar y eliminar actividades redundantes e innecesarias.

- Conocer qué funciones y actividades pueden ser automatizadas y mejoradas a través de RPA (automatización robótica de procesos).

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¿Como identificar en qué área aplicar el discovery de procesos?

Ahora que tienes claro qué ventajas te puede ofrecer esta solución tecnológica, te compartiremos algunos consejos que te ayudarán a identificar qué áreas específicas de tu empresa necesitan ser analizadas a través del process discovery. ¡Presta mucha atención!

1. Observa los flujos de trabajo: Asigna la tarea a algunos de tus colaboradores para que examinen detenidamente cómo se realizan las tareas y cómo fluye la información en diferentes áreas de tu empresa. Lo ideal es que ellos presten atención a todos aquellos procesos en los que se vienen presentando más retrasos o que evidencian un uso excesivo de recursos. 

2. Entrevista a tus empleados: Aunque tú como empresario seguramente conoces todos los procesos que se desarrollan en tu compañía, tus colaboradores son los únicos que pueden brindarte detalles específicos y valiosos sobre la realidad y las complejidades de los procesos de la empresa. Para captar sus opiniones y sugerencias sobre los procesos actuales, puedes organizar sesiones de retroalimentación o encuestas.

3. Examina los costos: Analiza los gastos asociados a cada proceso de tu empresa. Observa los recursos (tiempo, dinero, personal) que actualmente se necesitan para llevar a cabo cada tarea. Si encuentras áreas donde los costos son desproporcionados en comparación con el valor generado, es posible que crees oportunidades de mejora a través del Discovery de procesos.

Las áreas más comunes en las que puedes aplicar Discovery de procesos

Una de las mayores ventajas que el process discovery te ofrece es que puede ser ejecutado en cualquier departamento. En el área que escojas, este conjunto de herramientas y técnicas puede ayudarte a identificar no solo falencias y cuellos de botella, sino también oportunidades de mejora y optimización. Conoce a continuación de qué forma te puede ayudar el descubrimiento de procesos en algunas de las principales áreas de una organización:

- Área logística: El descubrimiento de procesos cumple un papel especial en la optimización del departamento logístico, ya que es en esta área donde se gestionan las operaciones de transporte, almacenamiento y distribución de mercancías. Mediante el análisis de estos procesos, puedes identificar puntos débiles en la cadena de suministro, como retrasos en las entregas o problemas de inventario, lo que te ayudará a mejorar la eficiencia en la gestión logística.

- Recursos humanos: En esta área, process discovery puede ayudarte a optimizar la gestión del talento dentro de tu empresa. Mediante la evaluación detallada de los procesos de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación del desempeño, puedes detectar oportunidades de mejora que pueden ir desde la automatización de tareas repetitivas y de bajo valor estratégico, hasta la implementación de programas de formación más efectivos.

- Atención al cliente: Si examinas en detalle los procesos de atención al cliente, podrás detectar posibles fallos en la comunicación, tiempos de respuesta lentos o la falta de personal capacitado. De esta manera tendrás la posibilidad de implementar mejoras que conduzcan a una atención más eficiente y satisfactoria para tus usuarios.

- Contabilidad y facturación: Desde este departamento, puedes examinar los procesos contables, administrativos y de presupuesto de tu compañía, identificando los puntos donde se generan más errores e ineficiencias y donde puedes acelerar la ejecución de las actividades a través del uso de trabajadores digitales.

¿Quieres optimizar tu operación a través del Process Discovery? ¡Contáctanos!

Gracias a nuestra amplia experiencia en el mundo tecnológico, desde Botkers podemos ayudarte a conocer hasta el último detalle en torno a tu operación empresarial a través del process discovery. Con nuestra asesoría y nuestras soluciones tecnológicas, podrás reducir costos, ahorrar tiempo y recursos, aumentar la eficiencia de tus operaciones, incrementar el nivel de productividad de tus colaboradores, entre muchos otros beneficios. ¿Qué esperas para realizar este análisis? ¡Contáctanos!