Técnicas y estrategias para el análisis de procesos empresariales

Si quieres obtener una visión clara de los flujos de trabajo en tu empresa, identificar cuellos de botella, redundancias o ineficiencias que podrían estar escondidas en la rutina diaria, lo mejor que puedes hacer es ejecutar un análisis profundo a tus procesos. A través de esta detallada evaluación, que puede ser llevada a cabo por empresas expertas en optimización y aumento de la productividad empresarial como Botkers, puedes obtener un panorama preciso de los cambios estratégicos a realizar hacer para garantizar un entorno de trabajo más ágil y adaptativo. Si quieres saber cómo se realiza un análisis de procesos empresariales y qué ventajas puntuales ofrece, presta atención a la información que compartiremos a lo largo de este contenido.

¿Cómo se debe hacer un análisis de procesos en tu organización?

Durante un discovery de procesos se debe ejecutar una evaluación exhaustiva de todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa, con el objetivo de conocer hasta el último detalle de tu operación, para luego optimizar tus procesos tanto desde el sector humano (las labores manuales que realizan tus colaboradores) como desde el ámbito tecnológico (las herramientas que tú y ellos emplean para laborar). A continuación, te explicamos qué técnicas y estrategias usualmente se emplean para desarrollar este análisis de manera efectiva: 

A. Recolección de información: para ello, se pueden realizar entrevistas con los empleados que ejecutan los procesos, así como con los supervisores y gerentes que tienen una visión más amplia de la operación. También se pueden utilizar encuestas para obtener datos cuantitativos sobre la frecuencia de las tareas, el tiempo que llevan y los problemas que enfrentan. Por ejemplo, en el área de contabilidad de una empresa, se pueden entrevistar a los encargados de facturación para comprender cómo realizan sus procesos diarios y qué dificultades encuentran en su día a día.

B. Mapeo de procesos: una vez recopilada la información, se procede a mapear los procesos. Esto implica crear diagramas de flujo detallados que representen visualmente cada paso del proceso, incluidos los sistemas utilizados y las decisiones que se toman en cada etapa. Por ejemplo, en un proceso de ventas, se puede representar en un diagrama de flujo cómo se recibe un pedido, cómo se verifica la disponibilidad del producto en el inventario, cómo se procesa el pago y cómo se envía el producto al cliente.

C. Análisis de oportunidades: con los procesos mapeados, se identifican las oportunidades de mejora y automatización. Esto puede incluir la identificación de tareas repetitivas que podrían ser realizadas de manera más eficiente por un sistema automatizado, así como la identificación de cuellos de botella que ralentizan el proceso. Por ejemplo, al analizar un proceso de facturación, se puede identificar que la verificación manual de cada factura consume mucho tiempo y puede ser automatizada mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

D. Presentación de resultados: finalmente, se presenta un informe detallado con los resultados del análisis de procesos. Este informe incluye las oportunidades identificadas para la mejora y automatización, así como recomendaciones específicas para implementar estas mejoras. Por ejemplo, se puede recomendar la implementación de un sistema de gestión de inventario automatizado en una empresa de distribución para reducir los tiempos de espera y mejorar la precisión del inventario.

Importancia del análisis de procesos en las empresas

Si bien el análisis de procesos se suele asociar con la implementación de RPA, su valor va más allá de la automatización, aportando beneficios tangibles a las empresas desde todos los puntos de vista. A continuación, te compartimos algunas cifras que evidencian estos beneficios: 

1. Reducción de costos 

- Un estudio de Aberdeen Group encontró que el análisis de procesos puede reducir los costos operativos hasta en un 30%. 

- McKinsey & Company estima que el análisis de procesos puede generar ahorros de costos de hasta $1.5 millones de dólares por empleado por año.

- Gartner afirma que el análisis de procesos puede reducir los costos de TI hasta en un 20%. 

2. Mejora en la eficiencia y productividad

- El BPM Institute reporta que las empresas que realizan análisis de procesos pueden mejorar su eficiencia en un 20%.

- Process Street, proveedor de software de gestión de procesos, afirma que el análisis de procesos puede aumentar la productividad de los empleados hasta en un 15%.

- Según Lucidchart, el análisis de procesos puede reducir el tiempo de ciclo de los procesos en un 30%. 

3. Mejora en la calidad y consistencia

- Business Process Management Association afirma que el análisis de procesos puede reducir la tasa de errores en un 25%.

- Bizagi, proveedor de software de modelado de procesos, indica que este tipo de análisis puede mejorar la consistencia de la operación empresarial en un 90%. 

4. Mejora en la toma de decisiones

- Un estudio de la Universidad de Stanford encontró que las empresas que realizan análisis de procesos pueden mejorar la toma de decisiones en un 30%.

Además, el servicio de análisis de procesos de Botkers también ofrece una amplia gama de beneficios a las empresas que buscan optimizar sus operaciones y mejorar su rendimiento. Entre las principales ventajas que ofrecemos se encuentran:

- Identificación precisa de oportunidades de automatización: la experiencia y metodología de Botkers garantizan la identificación precisa de las oportunidades de automatización más valiosas para cada negocio, considerando factores como la frecuencia de las tareas, el tiempo invertido, el potencial de error y el impacto en los costos.

- Cuantificación de beneficios tangibles: Botkers va más allá de la simple identificación de oportunidades y ayuda a sus clientes a cuantificar los beneficios potenciales de la automatización, como la reducción de costos operativos, la mejora de la eficiencia, el aumento de la productividad y el cumplimiento normativo.

- Reducción de riesgos: Botkers ayuda a sus clientes a identificar y mitigar los riesgos asociados con la implementación de RPA, como la resistencia al cambio, la necesidad de capacitación y la integración con sistemas existentes.

¿Cómo identificar procesos que se pueden automatizar?

Identificar procesos candidatos para la automatización es clave para maximizar los beneficios de cualquier implementación de automatización robótica de procesos (RPA). En Botkers, utilizamos un enfoque detallado para esta tarea: 

1. Evaluación de la naturaleza del proceso

Antes de automatizar un proceso, es fundamental comprender su naturaleza y características. Los procesos altamente repetitivos tienen un alto volumen de trabajo y siguen reglas predefinidas son candidatos ideales para la automatización. Por ejemplo, en una empresa de servicios financieros, el proceso de reconciliación bancaria, que implica la comparación de transacciones financieras, es altamente repetitivo y estructurado, esto lo hace adecuado para la automatización. 

2. Uso de herramientas especializadas

Para identificar procesos que se pueden automatizar, se utilizan herramientas y técnicas especializadas. Por ejemplo, entre las herramientas tecnológicas para análisis de procesos está la minería de datos, una técnica que se puede utilizar para analizar grandes volúmenes de información e identificar patrones que indiquen tareas repetitivas que podrían ser automatizadas.  

3. Análisis de impacto potencial

Es importante considerar el impacto potencial de la automatización en el proceso y en la organización en general. Por ejemplo, la automatización de un proceso de facturación puede resultar en ahorros significativos de tiempo y costos, así como en una reducción de errores. Sin embargo, también es importante tener en cuenta cómo afectará la automatización a los empleados y si se necesitará capacitación adicional para adaptarse a los cambios.

Al seguir estos pasos y evaluar cuidadosamente la naturaleza del proceso, utilizar herramientas especializadas y analizar el impacto potencial, las organizaciones pueden identificar de manera efectiva los procesos que son candidatos ideales para la automatización, maximizando así los beneficios de la implementación de RPA y la optimización de los recursos empresariales.

Ahora bien, como has podido leer a lo largo de este artículo, en Botkers, estamos comprometidos con ayudarte a identificar y automatizar los procesos más adecuados para tu empresa. Nuestra experiencia como empresa en RPA y nuestras herramientas especializadas nos permiten ofrecerte soluciones personalizadas que optimizarán la eficiencia, reducirán los costos y mejorarán la productividad en tu organización.

Si estás buscando mejorar tus procesos empresariales y llevar tu empresa al siguiente nivel, ¡contáctanos! Estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino hacia la automatización exitosa de tus procesos. ¡No esperes más para dar el salto hacia la eficiencia y la innovación con Botkers!