15 Casos de uso de RPA en diferentes áreas de una empresa

Si estás buscando implementar nuevas herramientas que te permitan transformar la manera en que tu compañía opera actualmente, ser más eficiente y mejorar la productividad de tus empleados, nosotros tenemos la solución tecnológica perfecta para ti: Robotic Process Automation o RPA, por sus siglas en inglés. Esta tecnología lleva largos años potenciando la forma en que las empresas ejecutan sus procesos, permitiéndoles ahorrar tiempo, reducir costos, aumentar su nivel de productividad, disminuir el margen de error, entre muchos otros beneficios.

Además, esta herramienta se destaca por encima de muchas otras disponibles en el mercado, gracias a que las compañías pueden emplearla en cualquiera de sus áreas. Desde el departamento de recursos humanos hasta el de contabilidad y logística, los casos de uso de RPA son diversos y altamente efectivos. ¿Te gustaría conocer algunos de ellos? Continúa leyendo este artículo de Botkers y acompáñanos a descubrir cómo la automatización robótica de procesos puede ayudar a tu empresa a mejorar la eficiencia en diferentes áreas y ahorrar tiempo y dinero. 

Top 15 de casos de uso de RPA 

No es un secreto para nadie que hoy por hoy, infinidad de empresas en todo el mundo están adoptando los sistemas RPA para dejar en el pasado diversos problemas relacionados con procesos y empleados ineficientes. ¿Te gustaría conocer cómo? Entonces presta mucha atención a los casos de uso más comunes que te compartiremos a continuación: 

- Departamento financiero y contable

Desde esta área de tu empresa, RPA puede ayudarte a impulsar tu negocio, ahorrando tiempo y recursos en procesos como:

1. Reportes financieros: Con RPA, ya no necesitas que tus colaboradores se dediquen a realizar una tarea que, aunque valiosa para tomar decisiones, usualmente les toma demasiado tiempo y puede estar llena de imprecisiones. A diferencia de lo que cualquier humano haría, los bots pueden completar esta actividad en tiempo récord, extrayendo datos financieros de diferentes fuentes y generando informes precisos y en tiempo real como estados financieros, balances y estados de resultados. Los bots pueden extraer datos financieros de diferentes fuentes y generar informes precisos y en tiempo real, que luego pueden ser analizados en detenimiento por parte de tus empleados.

2. Aprobaciones y contabilización de la caja menor: Con esta tecnología también puedes automatizar el proceso de aprobaciones y contabilización de la caja menor, lo que incluye la revisión de los informes de gastos y la aprobación de los reembolsos, la asignación de las facturas electrónicas correspondientes y la validación de condiciones específicas como la existencia del proveedor en tu ERP Además, los bots también te pueden ayudar a contabilizar los gastos en el sistema de contabilidad, reduciendo al máximo los errores que pueden llegar a presentarse durante este procedimiento.

3. Procesamiento de facturas: Si deseas que la gestión de las facturas en tu empresa se ejecute no solo más rápido, sino también de manera más eficiente, lo que tienes que hacer es automatizar todo el proceso de facturación. Desde la recepción y extracción de información de las facturas hasta la actualización de los sistemas contables cada vez que se genere alguna novedad, todas estas tareas pueden pasar a ser ejecutadas por el software.

4. Cálculo de comisiones: Otro de los tediosos procesos que RPA puede realizar por ti incluye el cálculo de comisiones. Esta tarea, especialmente común, pero molesta en empresas de gran tamaño, el bot puede ejecutarla sin problemas, generando el cálculo y el informe preciso después de extraer datos de las ventas y aplicar las tarifas de comisión correspondientes. 

5. Conciliación bancaria: Es indiscutible que el proceso de conciliación bancaria es sumamente tedioso para los trabajadores y consume mucho tiempo que ellos podrían emplear para desarrollar tareas de más valor para la compañía. RPA puede automatizar este proceso mediante la comparación de los registros bancarios con los registros contables de la empresa, identificando rápidamente las discrepancias y generando informes detallados sobre ellas.  

- Departamento de Recursos Humanos

La automatización robótica de procesos puede ser una herramienta muy útil para el área de recursos humanos de tu compañía, ya que puede ejecutar varias tareas repetitivas y mejorar la eficiencia en la gestión de los empleados. Conoce algunos ejemplos a continuación:

6. Emisión de Certificados: Son varios los certificados que piden los empleados de una empresa y, generalmente, estos implican la validación manual de variables en diversos sistemas. Son, además, usualmente solicitados de manera urgente, lo que hace que los empleados del departamento de recursos humanos tengan que correr para generarlos. Gracias al RPA la emisión de estos certificados se puede automatizar, brindando un mejor servicio a tus empleados, disminuyendo el costo de generación del mismo, minimizando los errores y ahorrando horas de trabajo. 

7. Gestión de talento: El proceso de contratar nuevo personal y llevar un seguimiento de todos los postulantes, sus perfiles, información y demás es una labor sumamente tediosa y repetitiva de llevar a cabo; sin embargo, esto tiene el potencial de cambiar tan pronto implementes esta tecnología, dejando que el software se encargue de llevar a cabo tareas como la programación de entrevistas, la evaluación de currículums, la gestión de la información de los postulantes, etc. 

8. Gestión de asistencias: Si cada vez le ves menos sentido a que uno de tus colaboradores pierda tiempo valioso contabilizando las asistencias del resto de tu personal, lo que tienes que hacer es automatizar esta labor con RPA. De esa manera, en el futuro un bot será el encargado de llevar el registro de las horas trabajadas, el seguimiento de las vacaciones y días libres, etc., de manera mucho más rápida y eficiente. 

- Departamento de logística y control de inventario

Desde esta área, RPA puede contribuir a potenciar la productividad en tu compañía, pasando a ejecutar, en mucho menos tiempo y a un precio considerablemente menor, diversas tareas como:

9. Seguimiento y actualización de envíos: RPA puede hacerse cargo del seguimiento de envíos, la recopilación de información de los datos que aporten los diferentes proveedores y la actualización de la información en el sistema de gestión de inventarios. Además, también puedes capacitarlo para que genere automáticamente alertas sobre cualquier problema con los envíos, contribuyendo a que tus colaboradores puedan verificar el estado del pedido y, en su defecto, solucionar, de manera oportuna, todo tipo de inconvenientes.

10. Actualización de inventarios: La gestión de inventarios ya no tiene que seguir siendo un dolor de cabeza para tu personal de logística, si automatizas tareas como la actualización de los niveles de inventario en el sistema, generación de notificaciones ante cualquier cambio significativo en el almacén o ante la falta de algún producto, la creación de informes y cifras en tiempo real, entre otros. 

11. Planificación de la cadena de suministro: En Botkers sabemos que la cadena de suministro cumple un papel fundamental en todas las empresas, por lo cual, para reducir el margen de error y ahorrarte cuantiosos gastos en personal, te recomendamos automatizar muchas de las tareas que se realizan en esta área, incluyendo la recopilación de datos de diferentes fuentes (como la demanda del mercado y el tiempo de entrega de los proveedores) la generación automática de recomendaciones para la programación de pedidos, el seguimiento de los productos entregados y por entregar, etc.

12. Gestión de devoluciones: Si tu personal no da abasto suficiente para gestionar de manera correcta y oportuna las solicitudes de devolución que en ocasiones realizan tus clientes, lo que necesitas es brindarles un apoyo sustancial a través del RPA. Permite que el software desarrolle, sin pausas o errores, procesos como la recopilación de información sobre las devoluciones, la actualización del inventario, el envío de respuesta al cliente, y la notificación al departamento de finanzas para emitir un reembolso, etc. 

- Otros departamentos en general

Aunque hemos querido enfocar este artículo a tres de las áreas más complejas que tiene una empresa, RPA puede contribuir a optimizar tus procesos desde donde tú quieras, ejecutando otros procesos como:

13. Extracción de datos de páginas web: RPA puede automatizar la extracción de datos de diferentes páginas web y generar informes o documentos a partir de esta información.

14. Procesamiento de datos de diferentes formatos: La automatización robótica de tareas también puede encargarse de procesar datos de diferentes formatos, lo que incluye la extracción de información de archivos PDF, imágenes y otros formatos no estructurados. Por ejemplo, un bot de RPA puede extraer datos de facturas en formato PDF y cargarlos automáticamente en el sistema de contabilidad de tu compañía.

15. Análisis de datos: Si estás cansado de lidiar con los básicos y poco eficientes informes de análisis de tus empleados, ¡déjale esa tarea a RPA! Un bot puede hacerse cargo de este proceso, generando un estudio con los resultados y las visualizaciones de los datos de la manera en que tú deseas y necesitas para tomar decisiones más informadas.  

Entonces, ¡ya lo sabes! RPA es la solución tecnológica que tanto estabas buscando para potenciar toda la operación de tu compañía. No pierdas la oportunidad que desde Botkers, como empresa experta en RPA, te brindamos para disminuir costos operativos, aumentar la eficiencia y reducir al máximo la aparición de errores e ineficiencias. ¡Contáctanos ahora y comienza a optimizar tus procesos con nuestra ayuda!